Tietosuoja

TTEPO ry:n jäsen- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

TTEPO ry:n jäsen- ja tapahtumarekisteri. 

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Rekisterinpitäjä:

TTEPO ry (3083290-8) 

Korkeakoulunkatu 3

33720 Tampere 

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Puheenjohtaja Mikko Jaskari

ttepo.hallitus(a)gmail.com

3. Rekisteröidyt

Jäsenrekisteri sisältää TTEPO ry:n jäseneksi hakeneiden ja jäseneksi hyväksyttyjen tietoja. 

Tapahtumarekisteri sisältää rekisterinpitäjän järjestämille tapahtumille ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja.

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet 

Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu TTEPO ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsenille viestimiseen sekä yhdistyksen 

Tapahtumarekisterin henkilötietoja käsitellään tapahtuman sujuvan ja turvallisen järjestämisen sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi. Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin.

5. Rekisterissä käsiteltävät tiedot

Jäsenrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: 

• Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muu yhteystieto

• Kotikunta

• Ylioppilaskunnan jäsenyys

• Jäsenmaksutiedot

Tapahtumarekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: 

• Nimi

• Osoite

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

• Syntymäaika

• Vuosikurssi

• Erityisruokavalio ja allergiat

• Erityistarpeet tapahtumaa koskien (esim. esteettömyys)

• Maksamiseen liittyviä tietoja: esimerkiksi maksajan nimi, maksun suuruus ja suorituspäivämäärä

• Rekisterinpitäjän tekemiä, tapahtumaan liittyviä huomioita

• Rekisteröidyn itse antamat muut tiedot, esimerkiksi terveiset järjestäjille

6. Erityiset henkilötietoryhmät 

Jäsenrekisteri ei sisällä erityisiä henkilötietoryhmiä. 

Tapahtumarekisteriin voidaan tallentaa rekisteröidyn terveyteen liittyviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä tapahtuman järjestämistä varten. Tietoa rekisteröidyn allergioista ja lääkitystä vaativista sairauksista kerätään, jotta rekisteröidylle osataan tarvittaessa tapahtuman aikana antaa asianmukaista hoitoa. Tiedot poistetaan tapahtumarekisteristä tapahtuman jälkeen. 

7. Henkilötietojen säilytysaika 

Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Yhdistyksen jäsenyys voi päättyä joko jäsenen eroamiseen, eronneeksi katsomiseen tai erottamiseen.

Tapahtumarekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Maksuttomien tapahtumien osallistujien henkilötiedot poistetaan viimeistään 90 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä.

Maksullisten tapahtumien osallistujien tiedot poistetaan nimi- ja yhteystietoja lukuunottamatta 90 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä. Osallistujien nimet ja yhteystiedot sekä mahdollinen muu kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuuden vuoden ajan sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

8. Säännönmukaiset tietolähteet 

Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot ovat henkilön itsensä antamia yhdistykselle toimitetun jäsenhakemuksen yhteydessä.

Tapahtumarekisteriin tallennettavat tiedot ovat henkilön itsensä antamia ilmoittautumisen yhteydessä.

9. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

• Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot

• Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

• Vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:

  • Tietojen käsittely perustuu suostumukseen

  • Tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa

  • Henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten joihin ne alunperin kerättiin

• Saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (tietyin edellytyksin)

• Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (tietyin edellytyksin)

• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

10. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen 

Yhdistys ei luovuta säännönmukaisesti jäsen- tai tapahtumarekisterin henkilötietoja muille rekisterinpitäjille. 

Yhdistys voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja TTEPO ry:n lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella. Tällöin kyse ei ole henkilötietojen luovutuksesta, vaan vastuu henkilötietojen käsittelystä säilyy yhdistyksellä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille rekisterinpitäjille vain siinä tapauksessa, että rekisteröity on antanut siihen erillisen suostumuksensa. Muulla rekisterinpitäjällä tarkoitetaan tässä kohdassa tahoa, jolla on oikeus käyttää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Tapahtumarekisterin henkilötietoja voivat käsitellä

• Teknisten järjestelmien, esimerkiksi taloushallinnon ohjelmien tai pilvipalvelujen tarjoajat

• Posti

• Tapahtuman järjestämiseen liittyvät alihankkijat, kuten

  • Majoituspaikka

  • Kuljetusyritys

  • Muut tapahtuman järjestäjäorganisaatiot

Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle 

Yhdistyksen tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Tietoturva 

Henkilötietoja käsitellään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden. 

Tietosuojaselosteen päivittäminen 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.2.2026.